PERENCANAAN, TUJUAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
DALAM KAJIAN MANAJEMEN
A. Perencanaan
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what) siapa (Who) kapan (When) di mana (Where) mengapa (why) dan bagaimana (How), jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
1. Unsur-unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan 5 W + 1 H yaitu :
a. Apa yang harus dikerjakan
b. Siapa yang akan melakukan pekerjaan
c. Kapan pekerjaan tersebut dilakukan
d. Di mana pekerjaan tersebut dilakukan
e. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
f. Bagaimana cara melaksanakan pekerjaan tersebut.
2. Perencanaan Yang Baik
Perencanaan dianggap baik manakala memuat nenerapa sifat sebagai berikut :
a. Lugas atau sederhana.
Perencanaan yang disusun dan disampaikan dengan kalimat pernyataan yang lugas, sederhana dan mudah dipahami oleh orang yang membaca, sehingga tidak menimbukan salah tafsir.
b. Luwes atau Fleksibel
Perencanaan yang disususn dengan mmperhtikan dan menyesuaikan dengan keadaan yang sesuai dengan kenyataan sebenarnya di alami. Sifatnya tidak kaku, sewaktu-waktu terjadi perubahan sistuasi dan kondisi, jika menghendaki untuk dirubah karena keadaan, maka harus dapat disesuaikan dengan keadaan yang muncul saat itu.
c. Stabil atau konstan.
Perencanaan yang sudah ditetapkan sebelum mengalami kendala jika dilakukan, tidak perlu untuk dirubah-rubah, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan. Perencanaan diupayan dapat dijaga stabilitasnya.
d. Seimbang.
Perencanaan harus seimbang artinya bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
e. Lengkap atau meyeluruh. Perencanaan yang disusun menyangkut seluruh bidang pekerjan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
3. Proses Pembuatan Rencana
a. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
b. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
c. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
d. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
4. Pelaksana Pembuat Perencanaan
a. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
b. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
c. Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi kependidikan atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu
1). Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan, kalau dalam dunia pendidikan disebut guru atau karyawan tata usaha.
2). Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan gagarasan, ide dalam pengembangan orhanisasi.

5. Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
1). Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
2). Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
3). Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
4). Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
b. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Di mana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Ada beberapa alasan mengapa perencanaa strategic ini dilakukan, di antaranya adalah:
1). Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2). Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3).Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi
c. Rencana Operasional (Operational Plan)
Perencanaan operasional dalam sebuah kegiatan biasanya dilakukan dalam waktu jangka pendek dalan bentuk:
1). Rencana sekali pakai (single use plan) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai.
2). Rencana Tetap (Standing Plan) yaitu berupa perencanaan yang mengguanakan standar untuk penanganan kegiatan dalam situasi yang dapat ptrdeksi hasilnya terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

B. Rumusan Tujuan
1. Jenis-Jenis Tujuan
Dalam setiap kegiatan pasti ada rumusan tujuan yang jelas, karena tujuan merupakan arah apa yang ingin dicapai. Dalam penetapan tujuan ada dua unsur yang harus diperhatikan antara lain:
a. Hasil akhir yang ingin dicapai
b. Pencapaian tujuan kegiatan sesaat yang sebang atau baru dilakukan.
Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
b. Tujuan kolatera nilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
c. Tujuan Skunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
2. Bentuk-bentuk Tujuan yang Ditetapkan
Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi,
3. Fungsi Penetapan Tujuan
Ditetapkan tujuan dijadikan suatu hal yang sangat penting, karena:
a. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
b. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
c. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
d. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
e. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
4. Unsur-unsur dalam penetapan tujuan
Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :
a. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
b. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai,
c. Sumberdaya pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
d. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
e. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
f. Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
g. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
h. Tanggung jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.

C. Pembuatan Keputusan ( Decision Making )
1. Bentuk-bentuk Keputusan
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Bentuk-bentuk keputusan, adalah:
a. Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
b. Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
a. Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
b. Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
c. Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.
2. Proses Pembuatan Keputusan
Dalam pembuatan keputusan dilakukan dengan proses sebagai berikut:
a. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
b. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
c. Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
d. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
e. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
f. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
g. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan
hasil yang diharapkan.
3. Teknik Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.